Oddelegowanie pracowników z Polski do pracy w Danii

Oddelegowanie pracowników z Polski do Danii zyskuje na popularności wśród polskich przedsiębiorców. W dobie globalizacji i intensyfikacji współpracy międzynarodowej, firmy coraz częściej szukają szans na rozwój oraz ekspansję na rynki zagraniczne. Dania, dzięki stabilnej gospodarce i rozwiniętemu rynkowi pracy, jest dla wielu polskich firm atrakcyjnym kierunkiem do realizacji usług i projektów. Jednak proces ten wiąże się z licznymi formalnościami i obowiązkami, które muszą spełnić zarówno pracodawcy, jak i pracownicy.

Pracodawcy wysyłający pracowników do pracy za granicą muszą mieć na uwadze, że podlegają nie tylko polskim regulacjom z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatków. Konieczne jest także uwzględnienie przepisów międzynarodowych dotyczących delegowania pracowników oraz koordynacji systemów ubezpieczeń społecznych. Dodatkowo, często wymagane jest przestrzeganie lokalnych regulacji obowiązujących w kraju, w którym pracownik będzie wykonywał swoje obowiązki.

Regulacje związane z oddelegowaniem pracowników

Pracując za granicą bądź prowadząc działalność usługową w Danii należy zapoznać się z obowiązującymi przepisami prawnymi i ich przestrzegać. W przypadku oddelegowania pracownika do pracy w Danii przez zagraniczne przedsiębiorstwo tymczasowo realizujące tam usługi, obowiązują przepisy Ustawy o delegowaniu pracowników za granicę.

Pracownik oddelegowany ma prawo do pracy w bezpiecznych i zdrowych warunkach, na równych zasadach jak pracownicy zatrudnieni w Danii. Obowiązują go również duńskie przepisy dotyczące równości w zatrudnieniu, wynagrodzenia, przeciwdziałania dyskryminacji oraz częściowo regulacje związane z czasem pracy. W kwestii prawa do urlopu zazwyczaj podlega przepisom swojego kraju pochodzenia, jednak obowiązują go minimalne standardy przewidziane w duńskiej Ustawie Urlopowej.

Oddelegowanie pracowników ma charakter tymczasowy – jest przewidziane na określony okres i nie może mieć charakteru stałego.

Pracodawca, który deleguje pracownika na krótki okres, może wydłużyć czas delegacji. Czas ten nie może jednak przekroczyć 18 miesięcy. Aby wydłużyć czas delegowania pracodawca musi złożyć odpowiednio uzasadnione zawiadomienie o przedłużeniu przed zakończeniem 12-miesięcznego okresu delegowania. Państwo przyjmujące zwykle wymaga od pracodawcy uzasadnienia przedłużenia, jednak nie ma prawa go kwestionować. Przedłużenie delegowania jest postrzegane jako obowiązek informacyjny spoczywający na pracodawcy, a nie jako prośba o zgodę, co oznacza, że państwo przyjmujące nie może odmówić przedłużenia.

Po przekazaniu uzasadnionego zawiadomienia, pracodawca delegujący jest zobowiązany do zagwarantowania warunków pracy przewidzianych dla delegowania krótkoterminowego przez cały czas jego obowiązywania, jednak nie dłużej niż przez 18 miesięcy.

Pracodawca wysyłający i pracownik oddelegowany

Pracownikiem delegowanym jest osoba, która na stałe pracuje w innym kraju, ale została skierowana przez swojego pracodawcę do Danii na określony czas w celu wykonywania usług w jego imieniu.

Określenie, kto jest pracownikiem, zależy od przepisów obowiązujących w kraju, do którego dana osoba jest delegowana. Wykonywanie pracy na podstawie umowy zlecenia w państwach UE, EOG lub Szwajcarii uznawane jest za działalność częściowo podporządkowaną i współorganizowaną przez firmę delegującą. W praktyce za pracownika delegowanego może być uznana również osoba zatrudniona w Polsce na podstawie umowy zlecenia.

Pracownikiem delegowanym może być także obywatel państwa trzeciego zatrudniony w firmie mającej siedzibę lub stałe miejsce działalności w Polsce, pod warunkiem legalnego pobytu i pracy na terenie Polski. Pracodawca ma prawo delegować takiego pracownika do państw UE, EOG lub Szwajcarii na tych samych warunkach, co obywatela Polski. Trzeba jednak sprawdzić, czy kraj przyjmujący nie będzie wymagał od tego pracownika odpowiedniego dokumentu pobytowego, takiego jak właściwa wiza, umożliwiającego podjęcie pracy.

Pracodawca wysyłający

Jeśli przedsiębiorca posiada siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce i zatrudnia pracowników, ma możliwość tymczasowego delegowania ich do pracy w innym kraju Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Szwajcarii w ramach świadczenia usług przez swoją firmę za granicą. Delegowanie pracowników w celu świadczenia usług może mieć miejsce w następujących sytuacjach:

Do oddziału lub przedsiębiorstwa, które stanowi część grupy kapitałowej, do której należy firma przedsiębiorcy.
W związku z wykonaniem umowy zawartej pomiędzy firmą przedsiębiorcy a podmiotem prowadzącym działalność w innym kraju.

Przedsiębiorstwo delegujące pracowników do Danii w celu świadczenia usług jest zobowiązane do rejestracji w systemie RUT (www.virk.dk/rut), zarządzanym przez Erhvervsstyrelsen. Rejestracja musi zostać przeprowadzona najpóźniej w dniu rozpoczęcia zatrudnienia. Z każdym nowym zleceniem firma jest zobowiązana do ponownej rejestracji oraz przekazania informacji o pracownikach realizujących zlecenie i miejscu wykonywania usług.

Firma zagraniczna deleguje pracowników do Danii w poniższych przypadkach:

Przedsiębiorstwo deleguje pracownika do Danii, w celu świadczenia usług na rzecz odbiorcy w Danii, np. dla firmy lub osoby prywatnej.
Firma prowadzi agencję pracy tymczasowej lub inne rozwiązania, które umożliwiają jej wynajęcie pracownika przedsiębiorstwu użytkownikowi do pracy w Danii.
Firma deleguje pracownika do Danii w celu świadczenia pracy na rzecz przedsiębiorstwa będącego częścią tej samej grupy kapitałowej lub powiązanego z firmą delegującą w inny sposób.

Aby przepisy Ustawy o oddelegowaniu pracowników do pracy za granicą miały zastosowanie, musi istnieć stosunek pracy pomiędzy pracownikiem a firmą delegującą lub udostępniającą pracowników. Ponadto, firma delegująca musi posiadać faktyczną siedzibę w swoim kraju macierzystym, co oznacza, że prowadzi tam znaczącą działalność gospodarczą.

Pracownik oddelegowany na krótki czas

Pracodawca może czasowo oddelegować pracownika do wykonywania pracy w innym kraju członkowskim UE. Podczas okresu delegowania pracownik będzie miał status „pracownika delegowanego” i przysługiwać mu będą te same podstawowe prawa oraz warunki pracy, co pracownikom w kraju, do którego został wysłany.

Pracownicy tymczasowi mogą być uprawnieni do korzystania z lepszych warunków zatrudnienia niż standardowo obowiązujące. Takie korzystniejsze warunki mogą wynikać z:

przepisów prawa kraju przyjmującego,
powszechnie stosowanych układów zbiorowych,
układów zbiorowych obowiązujących tylko u konkretnego pracodawcy, do którego pracownik został wysłany.

Niezależnie od sytuacji, pracodawca użytkownik jest zobowiązany do poinformowania agencji pracy tymczasowej o warunkach zatrudnienia panujących w jego firmie przed rozpoczęciem delegacji.

Delegowanie kierowców

Przepisy dotyczące delegowania kierowców odnoszą się do osób zatrudnionych przez firmy z siedzibą w innym kraju UE. Kierowca jest traktowany jako delegowany do pracy w Danii, jeśli wykonuje przewóz towarów lub pasażerów, uczestniczy w części drogowej transportu kombinowanego, lub realizuje transport międzynarodowy inny niż dwustronny na terytorium Danii.

Delegowanie pracowników w rolnictwie

Jeśli oddelegowany pracownik najemny wykonuje pracę w rolnictwie lub prace domowe, a zakwaterowanie stanowi część jego wynagrodzenia, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia odpowiednich, nowoczesnych warunków mieszkaniowych oraz dostarczenia czystej pościeli i ręczników.

Pracodawca jest również zobowiązany do opłacenia ubezpieczenia mienia ruchomego pracownika najemnego, które powinno odpowiadać standardowi ubezpieczenia stosowanego w gospodarstwie domowym.

Delegowanie pracowników umysłowych

Jeśli pracownik delegowany wykonuje pracę umysłową, pracodawca ma obowiązek pokrycia wszystkich kosztów związanych z podróżą i pobytem w Danii. Reguła ta ma zastosowanie, gdy pracownik zostaje oddelegowany z głównego miejsca pracy w Danii do wykonywania tymczasowych obowiązków w innym miejscu. Praca umysłowa obejmuje typowe zadania w handlu, sprzedaży oraz prace biurowe.

Okresy delegowania pracowników do Danii

Dwa główne etapy delegowania pracowników do pracy w Danii:

Delegowanie krótkoterminowe - poniżej 12 miesięcy
Delegowanie długoterminowe - powyżej 12 miesięcy

Typ delegowania (krótkoterminowe lub długoterminowe) ma wpływ na warunki pracy, które pracodawca musi zapewnić pracownikowi delegowanemu.

Delegowanie długoterminowe

W przypadku delegowania pracownika na okres dłuższy niż 12 miesięcy bądź 18 miesięcy po złożeniu w kraju przyjmującym uzasadnionego powiadomienia, pracodawca jest zobowiązany zapewnić mu wszystkie warunki zatrudnienia określone przez prawo lub powszechnie stosowane układy zbiorowe w kraju przyjmującym. Nie dotyczy to jednak:

przepisów odnoszących się do klauzul o zakazie konkurencji,
przepisów odnoszących się do procedur oraz warunków zawierania i rozwiązania umowy o pracę,
przepisów dotyczących uzupełniających planów kapitałowych dla pracowników.

Delegacje krótkoterminowe

Jeżeli pracodawca deleguje pracownika na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy lub 18 miesięcy po złożeniu w kraju przyjmującym uzasadnionego powiadomienia, ma obowiązek zapewnić mu warunki zatrudnienia zgodne z obowiązującymi przepisami prawa lub powszechnie stosowanymi układami zbiorowymi w kraju, w którym wykonywana jest praca,. Warunki te obejmują:

wynagrodzenia razem ze wszystkimi obowiązkowymi składnikami, które są ustalone przez prawo krajowe bądź powszechnie obowiązujące układy zbiorowe,
warunki zakwaterowania pracowników w kraju docelowym, jeśli są zapewnione przez pracodawcę,
minimalny czas odpoczynku i maksymalny czas pracy,
minimalną liczbę dni płatnego urlopu rocznego,
dodatki lub zwrot kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, jeśli są one niezbędne podczas delegacji,
środki ochrony dla kobiet w ciąży, kobiet po porodzie oraz osób poniżej 18. roku życia,
bezpieczeństwo i higienę pracy,
zasady równego traktowania kobiet i mężczyzn.

Polskie warunki pracy mogą być zachowane przez cały okres delegowania, jeśli są one lepsze dla pracownika niż te, które obowiązują w kraju przyjmującym.

Delegowanie pracowników tymczasowych

Prowadząc agencję pracy tymczasowej i delegując pracowników za granicę, należy zapewnić im warunki zatrudnienia co najmniej równe tym, które obowiązują pracowników tymczasowych w kraju przyjmującym. Ponadto, trzeba przestrzegać polskich przepisów dotyczących świadczenia usług pracy tymczasowej i zatrudniania pracowników tymczasowych.

Jak obliczać okresy delegowania?

Zgodnie z oficjalnym stanowiskiem Komisji Europejskiej, okresy delegowania powinny być liczone oddzielnie dla każdej świadczonej usługi.

Okresy delegowania poszczególnych pracowników są sumowane, jeśli zostali oni wysłani przez tego samego pracodawcę do tego samego miejsca w celu realizacji tego samego zadania.

Przy ocenie, czy chodzi o to samo zadanie w tym samym miejscu, bierze się pod uwagę rodzaj świadczonej usługi, wykonywaną pracę, a także adres lub adresy, gdzie ta praca jest wykonywana.

Przepisy nie precyzują dokładnie zasad obliczania okresów delegowania. Dlatego przed wysłaniem pracownika do pracy za granicą, warto sprawdzić, czy w kraju docelowym nie obowiązują szczególne przepisy w tej kwestii. Należy pamiętać, że kraje Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii mogą mieć własne regulacje, które różnią się od ogólnych zasad ustalonych przez Komisję Europejską.

Ustawa o delegowaniu pracowników za granicę

Ustawa o delegowaniu pracowników za granicę wdraża unijną dyrektywę dotyczącą delegowania pracowników. Celem dyrektywy jest zapewnienie uczciwej konkurencji oraz ochrony praw pracowniczych w czasie delegowania pracowników do innych państw członkowskich.

Dyrektywa zapewnia, że pracownicy delegowani do państwa członkowskiego UE lub EOG mają zagwarantowane określone warunki pracy, które obowiązują w kraju przyjmującym.

Implementuje ona również dyrektywę UE, która dotyczy egzekwowania przepisów wykonawczych. Jej celem jest poprawa egzekwowania praw zawartych w ustawie o delegowaniu pracowników, a także zapobieganie nadużyciom i omijaniu przepisów.

Duńska Ustawa o Delegowaniu Pracowników z 25 marca 2011 roku, oparta na Dyrektywie 96/71, nie precyzuje minimalnych stawek wynagrodzeń, które polskie firmy usługowe muszą wypłacać swoim pracownikom delegowanym do Danii. Ustawa ta nie nakłada również obowiązku przystępowania firm z innych krajów UE do układów zbiorowych zawieranych z duńskimi związkami zawodowymi.

Obciążenia podatkowe związane z delegowaniem pracowników do pracy w Danii

Podatki związane z delegowaniem pracowników do Danii zostały uregulowane przez duńską ustawę L921, która weszła w życie 19 września 2012 roku. Ustawa ta ma zastosowanie do wynajmu zagranicznej siły roboczej. Duński przedsiębiorca, na rzecz którego wykonywana jest praca, może zostać uznany przez duńskie władze podatkowe za tzw. „rzeczywistego pracodawcę” na mocy umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ustawy L921.

Termin „faktyczny pracodawca” dotyczy przedsiębiorcy, który rzeczywiście korzysta z pracy pracownika i ponosi odpowiedzialność, a także ryzyko związane z efektami jego pracy, w przeciwieństwie do formalnego pracodawcy, z którym pracownik ma zawartą umowę o pracę.

O tzw. „międzynarodowym wynajmie siły roboczej” mówimy, gdy pracownik, który ma umowę o pracę z jednym przedsiębiorstwem (formalnym pracodawcą), świadczy pracę na rzecz innego przedsiębiorstwa za granicą (faktycznego pracodawcy).

Duńska administracja podatkowa (SKAT) opublikowała przewodnik wyjaśniający zasady stosowania nowego podatku od wynajmu zagranicznej siły roboczej. Zgodnie z tym przewodnikiem, określenie „międzynarodowy wynajem siły roboczej” dotyczy pracowników, którzy są zatrudni przez zagraniczne firmy oraz wysyłani do pracy dla duńskich przedsiębiorstw, wykonując zadania stanowiące integralną część ich działalności. W kontekście międzynarodowego wynajmu siły roboczej występują trzy strony:

Duński przedsiębiorca, który korzysta z pracy polskiego pracownika (faktyczny pracodawca).
Pracodawca z Polski lub innego kraju, który deleguje pracowników do pracy w Danii (formalny pracodawca).
Pracownik, który jest rezydentem podatkowym Polski.

Praca wykonywana na rzecz duńskiego przedsiębiorcy obejmuje zarówno zadania będące częścią głównej działalności firmy, jak i regularne usługi wspierające tę działalność, takie jak usługi księgowe czy sprzątanie.

Ustawa L921 wprowadza szczególny sposób opodatkowania zagranicznych wynagrodzeń pracowników w wysokości 35,6%. Podatek ten obejmuje dwa składniki:

Podatek na rynek pracy, który wynosi 8% od dochodu brutto,
Podatek od wynajmu siły roboczej, wynoszący 30% po odliczeniu podatku na rynek pracy.

Duński przedsiębiorca, który korzysta z pracy polskich pracowników, odpowiada za pobór tego podatku. Wynagrodzenie brutto polskiego pracownika, które zostało przedstawione przez polską firmę zatrudniającą tego pracownika jest podstawą do jego obliczenia.

Duński przedsiębiorca ma obowiązek odprowadzenia podatku w chwili uregulowania faktury za usługę świadczoną na rzecz polskiego kontrahenta. Obowiązek ten dotyczy zarówno przypadków, gdy duńska firma zatrudnia polskich pracowników bezpośrednio na podstawie umowy z polskim pracodawcą, jak i sytuacji, w których zatrudnienie i wypłata wynagrodzenia odbywają się poprzez innego pracodawcę lub agencję pracy tymczasowej.

Duński przedsiębiorca, który potrącający podatek od wynajmu siły roboczej, musi co miesiąc sporządzać listę pracowników świadczących pracę na jego rzecz oraz kwot potrąconego podatku. Kwoty wynagrodzenia i potrąconego podatku są przeliczane na duńską walutę według kursu wymiany z dnia potrącenia.

Przedsiębiorca ma obowiązek wpłacić pobrany podatek do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano potrącenia i zapłacono fakturę. Duże duńskie firmy, które płacą podatek w formie zaliczek, muszą uiścić podatek najpóźniej do ostatniego dnia miesiąca rozliczeniowego.

Status rezydencji podatkowej pracownika oddelegowanego

Pracownik, będący polskim rezydentem podatkowym, podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce. Oznacza to, że jest zobowiązany do rozliczania się ze wszystkich swoich dochodów (w tym wynagrodzenia za pracę) niezależnie od miejsca ich uzyskania.

Podatkowa rezydencja pracownika oddelegowanego

Podatkowa rezydencja ustalana jest na podstawie dwóch kryteriów, z których spełnienie jednego jest wystarczające: centrum interesów osobistych lub interesów życiowych (gospodarczych) znajduje się na terenie Polski.

Zaświadczenie A1

Rośnie liczba firm, które podejmują decyzję o delegowaniu pracowników do pracy za granicą. Zaświadczenie A1, wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych jako organ właściwy, potwierdza, że oddelegowani pracownicy są objęci polskim systemem ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że tacy pracownicy nadal są objęci ubezpieczeniem w polskim ZUS. Ponieważ Polska deleguje najwięcej pracowników w Unii Europejskiej, warto zapoznać się z zasadami dotyczącymi zaświadczenia A1.

Opodatkowanie pracownika wysłanego do Danii

Pracownik delegowany z polskiej firmy do pracy w Danii, może mieć nadzieję na zwolnienie z płacenia duńskiego podatku przez pierwsze sześć miesięcy. Niemniej jednak, jeśli duńska administracja podatkowa (SKAT) uzna, że został on wynajęty przez duńską firmę, wówczas będzie on zobowiązany do płacenia duńskiego podatku od pierwszego dnia pobytu. W takim przypadku obowiązują następujące zasady:

8% podatek zwany am-bidrag oraz 30% podatek dochodowy,
Duńska firma ma obowiązek odprowadzenia podatku,
Regulacje dotyczące wynajmu pracowników obowiązują bez względu na to, czy zagraniczny pracodawca jest zarejestrowany jako podatnik w Danii.

Zasady wynagradzania pracowników oddelegowanych

Bez względu na to, czy delegowanie pracownika jest krótkoterminowe, czy długoterminowe, wynagrodzenie pracowników delegowanych powinno być ustalane i wypłacane zgodnie z tymi samymi zasadami od pierwszego dnia delegowania.

Wynagrodzenie pracownika delegowanego powinno obejmować wszystkie obowiązkowe składniki pensji wymagane przez krajowe przepisy prawne lub układy zbiorowe, które są powszechnie stosowane lub obowiązują wszystkich pracowników w danym regionie geograficznym bądź sektorze gospodarki.

W praktyce oznacza to, że pracownikowi delegowanemu należy zapewnić wszystkie składniki wynagrodzenia oraz dodatki, które otrzymywałby pracownik lokalny wykonujący tę samą pracę w danej branży, zawodzie i regionie. Choć całkowite wynagrodzenie pracownika delegowanego może nie być takie samo jak lokalnego, to zasady jego obliczania oraz składniki wynagrodzenia muszą być porównywalne.

Zasada ta nie odnosi się do delegowania pracowników tymczasowych, których wynagrodzenie powinno być równe wynagrodzeniu pracowników zatrudnionych przez pracodawcę użytkownika w kraju przyjmującym.

Należy pamiętać, że do wynagrodzenia pracownika delegowanego nie wlicza się kwot wypłaconych na pokrycie rzeczywistych wydatków związanych z delegowaniem, takich jak koszt podróży do i z miejsca delegowania oraz koszt wyżywienia i zakwaterowania.

Te wydatki są zwracane lub wypłacane pracownikowi delegowanemu osobno od wynagrodzenia i nie mogą być brane pod uwagę przy porównywaniu rzeczywiście wypłaconych kwot wynagrodzenia z kwotami wymaganymi przez przepisy prawa państwa przyjmującego.

W Danii nie ma ustawowo ustalonego minimalnego wynagrodzenia. Stawki wynagrodzeń określane są w ramach układów zbiorowych, które są negocjowane przez związki zawodowe oraz organizacje pracodawców.

Ubezpieczenie społeczne pracownika oddelegowanego

Podczas delegowania pracownika do świadczenia usług w innym kraju UE, EOG lub Szwajcarii, może pojawić się pytanie, w którym państwie należy opłacać składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Zasadniczo pracownik podlega tylko prawodawstwu jednego kraju.

Pracownik jest objęty ubezpieczeniem w państwie, w którym wykonuje swoją pracę, co oznacza, że podczas delegowania powinien być ubezpieczony w kraju, do którego został oddelegowany. Przepisy pozwalają jednak na opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w kraju, z którego pracownik został oddelegowany.

Podczas okresu delegowania pracownicy mają prawo do korzystania ze świadczeń medycznych w kraju przyjmującym. Świadczenia te są realizowane zgodnie z regulacjami obowiązującymi w danym kraju oraz w placówkach współpracujących z lokalną kasą chorych, będącą odpowiednikiem NFZ. Z tych świadczeń pracownik może korzystać na podstawie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ). O jej wydanie może wystąpić zarówno pracownik delegowany, jak i upoważniony przez niego pracodawca. Wniosek o wydanie karty należy złożyć w odpowiednim oddziale NFZ, zgodnie z miejscem zamieszkania pracownika.

Jeśli pracodawca nie spełnia wszystkich wymaganych warunków, aby objąć pracownika delegowanego ubezpieczeniem w Polsce, musi zgłosić go do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w kraju, w którym wykonuje pracę w trakcie delegowania.